住んでいる人の「顔」を知る

私たちアミックスは、建築だけでなく、サブリースをはじめとする管理業務にも数多くの実績があります。管理業務は臨機応変な対応が求められるだけに、建築とはまた違った苦労があります。

アミックスも、設立当初はさまざまな管理トラブルに見舞われていました。でもそれを豊富な経験として蓄積し、対策を見いだしてきました。

例えば、弊社では契約時に入居者全員の顔写真の提出をお願いしていますが、これもある管理上の問題に対応するためにはじめたことです。それはどんな問題だったのか。今回は、きっかけとなった管理トラブルについてお話したいと思います。

30年ほど前、私が担当した事例です。家賃を数ヵ月滞納した入居者の男性がいました。督促をしようと何度も電話をしますが、どうにも連絡がつきません。そこで、その方の勤務先を訪ねることにしたのです。

勤務先の会社に伺うと、応対してくれた方が「その人は留守です」とおっしゃいます。それではまた今度、と再度改めて訪ねると、今度もまたお留守とのこと。何度か伺ったのですが、なぜかいつもお留守で結局お会いできませんでした。

どうにも困ってしまい、仕方なくアパートの前で帰宅をお待ちすることにしました。夕方、帰宅されたその男性を見てびっくり。なんと訪ねた勤務先で「その人は留守です」と応対してくれた、まさにその本人だったのです！

たとえアミックスが契約した物件でも、契約時に応対した社員と督促を担当する社員は違います。督促担当者は、入居者の方のお名前や連絡先・勤務先などの情報は持っていますが、ご本人のお顔はわかりません。

これを機会に、アミックスでは、契約時に必ず入居者全員の顔写真を提出してもらうことにしました。顔写真を提出してもらうことで、その後は本人確認ができて督促対応もスムーズになり、又貸し（無断転貸）防止の対応にも役立つようになりました。

それから、これは思いがけない効果だったのですが、管理会社が入居者の顔を知っていると、担当者が相手との距離を近く感じるようになるため、通り一遍の事務的な対応ではなく、心の通ったお付き合いができるようになったのです。

管理会社は、単にその建物や入居者の対応だけではなく、地域との交流やオーナーさんや入居者が人間関係を円滑に行えるような気配りも重要な業務だと思っています。そのために、住んでいる人の顔を知ることはとても重要なことでした。

今では、他社でも顔写真提出を求めるところがあるようです。弊社が最初にはじめたことですが、他にも広がったことは大変喜ばしいことだと思っています。

現在、弊社の管理戸数は約8,000室ほどありますが、空室率は3％以下という他社にはない低い数字となっています。これは、どんな小さなことにもきめ細かく対応して、オーナー様にも住んでいる方にも喜ばれる管理業務を心がけてきた当社の実績のあらわれだと、私は自負しています。